22 ترفند اکسل که حرفه ای ها باید بلد باشند

22 ترفند اکسل که حرفه ای ها باید بلد باشند

نرم افزارهای مجموعه آفیس، تقریبا هرآنچه که یک میز کار اداری می‌خواهد را درون خود دارد. اکسل یکی از این نرم افزارهاست. با آموزش اکسل و فراگیری ترفندهای اکسل می‌توانید از این نرم افزار به خوبی استفاده کنید.

کمپانی مایکروسافت، یکی از کمپانی‌های خوشنام در زمینه نرم افزارهای کامپیوتری است. مجموعه نرم افزارهای آفیس یکی از کامل ترین مجموعه‌های نرم افزاری خلق شده تا امروز است. این مجموعه همان طور که از نام آن پیداست، هرآنچه را که یک فرد برای میزکار اداری خود نیاز دارد فراهم می‌کند. یکی از نرم افزارهای پرکاربردمجموعه آفیس، نرم افزار اکسل است. Excel نرم افزاری برای مدیریت داده‌ها، محاسبات پیچیده، ساخت داشبورد و … است. افراد بسیار بسیار کمی بر روی زمین هستند که می‌توانند ادعا کنند، تمام تکنیک های اکسل را می‌دانند. این نرم افزار، در بین نرم افزارهای مشابه خود بسیار قدرتمندتر است و بیش از 30 سال است که به عنوان یک استاندارد در ادارات و شرکت‌ها شناخته می‌شود.

Excel learning/ ترفندهای اکسل

با وجود نرم افزارهای مشابه مثل Quattro Pro Corel (که هنوز هم در WordPerfect Office Pro به فروش می‌رسد) و یا ابزارهای متن بازی مثل Apache یا LibreOffice یا حتی Google Sheets، هنوز هیچ کدام نتوانسته‌اند تهدیدی برای اکسل محسوب شوند. یک دلیل خاص نیز برای این کار وجود دارد. اکسل بیش از آنکه خوشنام باشد، قدرتمند است و کارهای بسیار زیادی را انجام می‌دهد. نسخه 2019 نرم افزار اکسل اکنون در فروشگاه آمازون به قیمت 107.85 یورو و در قالب مجموعه آفیس 365 فروخته می‌شود. ترفند های اکسل تنها به کار با اعداد ختم نمی‌شود. افراد زیادی از Excel به عنوان یک پایگاه داده استفاده می‌کنند. همچنین اکسل می‌تواند یک نرم افزار برای مدیریت ارتباطات با مشتریان مختلف باشد. دیدن اینکه مردم از اکسل به عنوان یک واژه پرداز (علی رغم وجود نرم افزار ورد) استفاده کنند، در آینده خیلی هم تعجب آور نیست.

Excel learning/ترفند اکسل

در بین کاربران اکسل یک چیز را همه می‌دانند: اینکه آن‌ها همه چیز را نمی‌دانند! راه‌های بسیار زیادی برای کار با اعداد و نشان دادن آمار در یک قالب زیبا وجود دارد. چند ترفند اکسل را اگر بلد باشید (که در کتاب‌های زیادی وجود دارد) شما شیوه کلی کار با این نرم افزار را می‌دانید اما ترفند های حرفه ای اکسل و نکات کلیدی اکسل چیز‌هایی هستند که به راحتی نمی‌توان پیدا کرد و بر آن‌ها مسلط شد! کسانی که قصد دارند در این نرم افزار به صورت حرفه ای به فعالیت بپردازند باید در برنامه آموزش اکسل خود یادگیری ترفند های حرفه ای اکسل را نیز بگنجانند. در ادامه این مقاله قصد داریم ترفند های حرفه ای اکسل را به شما آموزش دهیم. قطعا با موارد زیر شما در Excel استاد نمی‌شوید اما تکنیک های اکسل را که همگان نمی‌دانند، شما خواهید دانست!

عناوین مطلب:

  • شکستن خطوط و جا دادن متن‌ها در یک سلول
  • استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift برای انتخاب چند سلول
  • استفاده از AutoFill
  • استفاده از Flash Fill
  • استفاده از ابزار Text to Columns
  • استفاده از Paste Special برای جا به جایی سطر و ستون
  • تایپ یک متن در چند سلول
  • استفاده از Paste Special برای فرمول نویسی
  • قرار دادن عکس بر روی نمودارها
  • ذخیره کردن نمودارها به عنوان قالب نموداری
  • کار با سلول‌ها در کاربرگ‌های مختلف
  • مخفی کردن محتویات سلول‌ها به صورت ناقص
  • مخفی کردن یک کاربرگ
  • استفاده از کارپوشه شخصی برای ماکرونویسی
  • پیووت‌ چارت‌ها و جداول پیووت
  • استفاده از ابزار Conditionally Format
  • ایجاد لیست آبشاری
  • اضافه کردن اسکرین شات از صفحه درون یک کارپوشه
  • وارد کردن داده‌های Excel به نرم افزار Word
  • استفاده از علامت دلار ($)
  • استفاده از Quick Analysis
  • مهم ترین کلید‌های میانبر در اکسل

ترفند اکسل 1: شکستن خطوط و جا دادن متن‌ها در یک سلول

Excel learning/ ترفند های اکسل

یکی از نکات کلیدی اکسل جا دادن یک متن طولانی در یک سلول است. مثل تصویر بالا، اگر در حالت عادی در یک سلول شروع به تایپ طولانی کنید، بخش زیادی از متن از سلول شما بیرون می‌زند و با از هایلات درآمدن سلول، قسمتی از نوشته شما نشان داده نمی‌شود، اما این بخش قابل تغییر است. اگر در سلول مشغول به تایپ هستید، برای باز کردن جا و یک خط جدید از کلید ترکیبی Alt+Enter استفاده کنید (اگر Enter بزنید به سلول بعدی می‌روید!). همچنین می‌توانید در زیر تب Home گزینه  Wrap Text option را انتخاب کنید و تغییرات مورد خود را اعمال کنید.

ترفند اکسل 2: استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift برای انتخاب چند سلول

Excel learning/آموزش اکسل

به جای استفاده از نشانگر ماوس و انتخاب دسته‌ای از سلول‌ها، راه سریع تر دیگری هم هست. اولین سلول از ردیف و یا ستونی که قصد انتخاب تمام سلول‌های آن را دارید، انتخاب کنید. اکنون می‌توانید با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift به علاوه جهت انتخاب (از روی چهارجهت کیبورد) تمام داده‌های سمت چپ، بالا، پایین و راست سلول را انتخاب کنید. توجه کنید که با انجام این کار، اکسل برای شما تا آخرین ستون دارای داده (حتی داده‌هایی که نشان داده نمی‌شوند) را انتخاب می‌کند. پس اگر 20 داده ستونی دارید، با انتخاب اولین سلول و زدن کلید‌های ترکیبی Ctrl+Shift به همراه جهت پایین کیبورد، تمام داده‌های آن ستون را انتخاب کرده اید. حال می‌توانید با زدن جهت سمت راست و یا چپ، داده‌های ردیفی را هم تماما انتخاب کنید.

Excel learning/ ترفند های حرفه ای اکسل

کلید ترکیبی دیگری نیز وجود دارد. اگر شما کلیدهای Ctrl+Shift+End را بفشارید، اکسل، از سلولی که در آن هستید، تا جایی که در سمت راست، داده وجود دارد را انتخاب می‌کند (پیشنهاد می‌کنیم برای دیدن عملکرد دقیق این ترفندهای اکسل حتما آن‌ها را یک بار امتحان کنید). پس اگر در سلول A1 باشید و کلید ترکیبی Ctrl+Shift+End را بزنید، همانند شکل بالا داده‌های شما از سمت راست تا آخرین سلول دارای داده، انتخاب می‌‌شود.

ترفند اکسل 3: استفاده از AutoFill

Excel learning/ تکنیک های اکسل

گاهی اکسل با استفاده از هوش خود شما را شگفت زده می‌کند. اگر شما یک سری از داده‌های ترتیبی و تکرار شونده را در سلول‌های متوالی تایپ کنید، اکسل بعد از چند داده قادر است ادامه آن‌ها را تشخیص دهد. مثلا اگر بخواهید تاریخ‌ روز‌ها را مثل 1/1/20, 1/2/20, 1/3/20 تایپ کنید، اکسل بعد از چند سلول می‌تواند ادامه داده‌ها را حدس زده و برای شما تایپ کند. برای اینکار، سلول‌های تایپ شده را انتخاب کرده و از گوشه پایین و سمت راست آخرین سلول (یک شکل کوچک تو پر را مشاهده خواهید کرد) را کلیک کرده و تا سلول‌های پایینی، به اندازه نیاز خود بکشید. داده‌های تکرار شونده در تمام سلول‌های انتخاب شده شما تایپ می‌شوند. شما این کار را هم در ردیف و هم در ستون می‌توانید انجام دهید.

از این هم بهتر می‌تواند بشود! شما می‌توانید ترتیب‌هایی را برای اکسل تعریف کنید و برای تایپ لیست‌های مختص به خود (چرا که اکسل ترتیب آن‌ها نمی‌داند!) زمان کمتری صرف کنید. برای این کار بعد از طی مراحل بالا، به جای گرفتن و کشیدن در مرحله آخر، کلیک راست کرده و گزینه Fill Series را انتخاب کنید و سپس تنظیمات مربوط به خود را اعمال کنید.

ترفند اکسل 4: استفاده از Flash Fill

Excel learning/ نکات کلیدی اکسل

Flash Fill یکی از هیجان انگیزترین کاربرد‌های Excel است. Flash Fill می‌‌تواند طبق یک الگو در یک مجموعه سلول‌های دیگر (که خودتان وارد می‌کنید) بقیه سلول‌ها را نیز آن گونه تغییر دهد. مثلا فرض کنید که در یک مجموعه سلول، هزار شماره تلفن که یکی از آن‌ها به صورت 2125034111 است نوشته شده‌اند. شما می‌توانید این شماره تلفن‌ها را به صورت (212) -503-4111 درآورید. آیا باید تمام هزار شماره تلفن را تک تک تغییر دهید؟! جواب خیر است؛ شما یکی را تغییر دهید، Flash Fill برای شما 999 تای دیگر را انجام می‌دهد. کافیست در یک یا دو سلول، تغییرات مورد نظر خود را انجام دهید و سپس با استفاده از گزینه Flash Fill تمام تغییرات را به یک باره اعمال کنید.

در تصویر بالا، با قرار دادن سه سلول سمت چپ، در یک سلول سمت راست، اکسل با استفاده از Flash Fill خود حدس زده که قصد داریم سه بخش از یک نام و نام خانوادگی را در کنار هم قرار دهیم، پس خود به ما پیشنهاد این کار را داده است!

ترفند اکسل 5: استفاده از ابزار Text to Columns

Excel learning/ترفند اکسل

تصور کنید در هر سلول اکسل شما تعدادی متن نوشته شده است. مثلا نوشته شده: کمد/یخچال/میز. شما می‌خواهید هر سه این کلمات را جدا جدا بنویسید. برای این‌ کار تکنیک های اکسل مختلفی وجود دارد که یکی از آن‌ها ابزار Text to Columns است. از تب دیتا می‌توانید ستون مورد نظر خود را انتخاب کنید و با استفاده از گزینه Text to Columns با اعمال محدودیت‌هایی مثل انتخاب چند حرف اول و یا … داده‌های مورد نظر خود را جدا کنید.

ترفند اکسل 6: استفاده از Paste Special برای جا به جایی سطر و ستون

Excel learning/آموزش اکسل

Paste Special یکی از ترفند های اکسل است که با آن می‌توانید سطر و ستون مجموعه‌ای از داده‌های خود را جا به جا کنید. برای به کار بردن این ترفند اکسل کافی است مجموعه داده‌های خود را کپی کرده و پس از کلیک راست، بر روی گزینه Paste Special کلیک کنید. از این ترفند اکسل برای بدست آوردن ترانهاده یک ماتریس هم استفاده می‌شود.

ترفند اکسل 7: تایپ یک متن در چند سلول

Excel learning/ ترفند های اکسل

دلایل مختلفی هست که مجبور می‌شوید یک عبارت را مکررا در چندین سلول تایپ کنید. تایپ کردن این متن می‌تواند از بار چهارم یا پنجم به بعد خسته کننده شود! مخصوصا اگر طولانی باشد. برای این کار، یک ترفند اکسل آسان وجود دارد. سلول‌های مورد نظر خود را با نگه داشتن کلید کنترل و کلیک کردن، هایلات کنید و در آخرین سلول انتخاب شده عبارت مورد نظر خود را تایپ کنید و سپس کلید ترکیبی Ctrl+Enter را فشار دهید. تمام سلول‌های هایلات شده، عبارتی را که شما تایپ کردید، در دل خود خواهند داشت.

ترفند اکسل 8: استفاده از Paste Special برای فرمول نویسی

Excel learning/ ترفند های اکسل

تصور کنید اعداد اعشاری زیادی دارید که باید به صورت درصد نشان دهید. مشکلی که اینجا با آن رو به رو می‌شوید، این است که عدد 1 به صورت 100% نشان داده می‌شود که نباید اینطور باشد. شما می‌خواهید که 1 تا 1٪ نشان داده شود اما نمی‌شود! پس باید 1 را تقسیم بر 100 کنید. اینجا جایی است که ترفند اکسل Paste Special به کمک می‌آید. ابتدا 100 را در یک سلول بنویسید و آن را کپی کنید. سپس تمامی اعدادی که می‌خواهید بر 100 تقسیم کنید را انتخاب کنید و سپس بر روی آن‌ها کلیک راست کرده و  Paste Special را انتخاب کنید و تیک divide را علامت بزنید. از این ترفند اکسل برای جمع کردن، تفریق و ضرب سریع‌تر نیز می‌توانید استفاده کنید.

ترفند اکسل 9: قرار دادن عکس بر روی نمودارها

Excel learning/ نکات کلیدی اکسل

در هر بخش از Excel می‌توان عکس هم قرار داد. هر بخش، اعم از جدول، نمودار و … می‌تواند هر عنصر از جنس عکس را قبول کند. برای مثال در تصویر بالا می‌توانید پرچم دولتی داکوتای جنوبی را بر روی تکه‌ای از نمودار از طریق Series Options و گزینه Picture or texture fill قرار دهید یا لوگوی یک سایت را از طریق تب Insert و سپس قسمت Pictures بر روی نمودار وارد کنید. حتی می‌توانید تکه‌ای از نمودار را بدون رنگ و پرشدگی قرار دهید که در تصویر بالا مشخص است. شما می‌توانید اشیا مختلف را از بخش Clip art کپی کرده و بر روی عناصر تصویری خود (اعم از نمودار و …) در اکسل قرار دهید. مثلا برای مقدار مصرف آب، تصویر کوچک قطره آب و یا برای نشان دادن مقدار مخارج از تصویر کوچک دلار در کار خود استفاده کنید. البته استفاده زیاد از این تصاویر می‌تواند کار شما را به هم بریزد.

ترفند اکسل 10: ذخیره کردن نمودارها به عنوان قالب نموداری

Excel learning/آموزش اکسل

نرم افزار Excel دارای بی‌نهایت نمودار و انواع قالب نمودار است که گاهی هیچ کدام برای شما مناسب نیستند! یکی از نکات کلیدی اکسل، ساختن و ذخیره کردن نمودارهای منحصر به‌فرد و ذخیره کردن آن‌ها به عنوان یک قالب است. این ترفند به عنوان یکی از ترفند های حرفه ای اکسل به شما برای سرعت کارتان کمک بسیاری می‌کند که حتما باید یادگیری آن‌ را در برنامه آموزش اکسل خود بگنجانید. زمانی که نمودار خود را کاملا کشیدید، بر روی آن کلیک راست کنید و با انتخاب گزینه Save as Template آن را به عنوان یک قالب نموداری ذخیره کنید. بعد از این کار تنها کافیست برای کشیدن یک جدول مشابه، داده‌های خود را انتخاب کنید و در تب Insert گزینه Recommended Charts را انتخاب کنید. در بخش قالب‌ها یا Templates نمودار ذخیره شده شما نمایش داده می‌شود.

توجه کنید بخش‌های خاص نمودار شما، مثل متن‌هایی که قبلا نوشته اید و یا عنوان نمودارها در نمودار جدید ترجمه و بروزرسانی نمی‌شوند مگر اینکه در داده‌های انتخاب شده Legend و عنوان جدیدی را تعریف کنید. اما مطمئن باشید تمام تنظیمات دیگر مثل رنگ نمودار، مقیاس، جلوه‌های گرافیکی و … نمودار شما عینا تکرار می‌شود.

ترفند اکسل 11: کار با سلول‌ها در کاربرگ‌های مختلف

Excel learning/ تکنیک های اکسل

فرض کنید در یک کاربرگ (Sheet) نمرات دانش آموزان خود را تایپ کرده‌اید. اما می‌خواهید معدل آن‌ها را در یک کاربرگ دیگر بدست آورید. در آموزش اکسل این کار جمع سه بعدی (3D Sum) نامیده می‌شود! یعنی شما قصد دارید فرمول نویسی خود را به کاربرگ‌های مختلف ارجاع دهید. برای آدرس دهی به یک کاربرگ دیگر که یکی از تکنیک های اکسل است باید نحوه نوشتار خود را کمی تغییر دهید. فرض کنید می‌خواهید خانه‌های A1 تا A6 کاربرگ قبلی خود را که نام آن Sheet 1 است، آدرس دهی کنید. برای این کار کافیست آدرس دهی را اینگونه بنویسید: A1:A6!Sheet 1. همان طور که می‌بینید باید بعد از علامت (!) نام کاربرگ مورد نظر خود را عینا وارد کنید. اگر نام کاربرگ خود را نمی‌دانید، به پایین صفحه Excel خود مراجعه کنید. تمام کاربرگ‌های اکسل شما به همراه نام‌شان در این بخش نشان داده می‌شوند.

ترفند اکسل 12: مخفی کردن محتویات سلول‌ها به صورت ناقص

Excel learning/آموزش اکسل

شما قطعا با مخفی کردن یک ستون یا یک سط آشنا هستید. برای این کار کافیست سطر و یا ستون خود را هایلایت کنیم، کلیک راست کنیم و Hide را انتخاب کنیم. اما با این کار نمی‌توانید دیگر محتویات سلول خود را ببینید مگر این که آن را Unhide کنید. اما اگر بخواهید تنها داده‌های محدودی را مخفی کنید چه؟ این تکنیک، یکی از جالب ترین تکنیک های اکسل است. برای اینکار داده‌های مورد نظر خود را انتخاب کنید و با کلید ترکیبی Ctrl+num1 به بخش Cell Option بروید. در ستون Category گزینه Custom را انتخاب کنید. در جعبه‌ای که برای تایپ فرمول قرار داده شده، 3 عدد سمیکالن (;;;) را تایپ کنید و سپس Enter بزنید. با این کار محتویات سلول‌های شما مخفی می‌شود، اما اگر بر روی سلول خود کلیک کنید محتویات آن را در بخش Formulla Bar می‌بینید!

ترفند اکسل 13: مخفی کردن یک کاربرگ

Excel learning/آموزش اکسل

هر کارپوشه اکسل شما می‌تواند از چند کاربرگ تشکیل شود (در آموزش اکسل به Workbook کارپوشه و به Sheet کاربرگ گفته می‌شود)  همان طور که در قسمت قبلی گفتیم شما می‌توانید سطر و ستون خود را به روش‌های مختلفی مخفی کنید. یکی از ترفند های اکسل مخفی کردن کاربرگ‌ها است. ممکن است نخواهید داده‌های یک کاربرگ به علت سری بودن آن‌ها به بقیه نشان داده شود، اگر آن را حذف کنید، تمام ارجاع دهی‌های شما به این کاربرگ نیز حذف می‌شود. اما به راحتی می‌توانید با مخفی کردن آن‌ هم ارجاع دهی‌های خود را حفظ کنید و هم اجازه ندهید بقیه آن را به راحتی ببینند.

این کار به سادگی قابل انجام است. در انتهای کارپوشه خود بر روی کاربرگ مورد نظرتان کلیک راست کنید و گزینه Hide را انتخاب کنید. برای دوباره نشان دادن کاربرگ باید به تب View رفته و از بخش Unhide نام کاربرگ خود را که Hide کرده‌اید، انتخاب کنید. در تب View، گزینه دیگری برای مخفی کردن وجود دارد، نقش آن چیست؟! با زدن Hide در این بخش، تمام کارپوشه Excel شما مخفی می‌شود. گویی شما اکسل خودتان را بسته‌اید اما هنوز باز است و داده‌های آن جاری است. شما می‌توانید از تب View برای بازگرداندن کارپوشه خود استفاده کنید.

ترفند اکسل 14: استفاده از کارپوشه شخصی برای ماکرونویسی

Excel learning/آموزش اکسل

اگر در بخش قبل، در هنگام بازگرداندن کارپوشه خود نام Personal.XLSB را به عنوان کاربرگ‌های مخفی شده دیدید، تعجب نکنید. این یک کارپوشه شخصی مختص شماست که در هنگام باز کردن نرم افزار Excel برای شما باز می‌شود. اما نقش آن چیست؟! ماکرونویسی! زمانی که شما ماکرو می‌نویسید، ماکرو نوشته شده در تمام کاربرگ‌های شما کار نمی‌کند (بر خلاف نرم افزار ورد). ماکرو نوشته شده، برای هر کاربرگی که در آن ماکرو نوشته شده صادق است و تنها در آن کار می‌کند. اما اگر ماکرویی را در کاربرگ Personal.XLSB نوشته و ذخیره کنید، برای همیشه و تمام کاربرگ‌ها این ماکرو را خواهید داشت. این موضوع یکی از ترفند های حرفه ای اکسل است که دانستن آن بسیار مفید است. تنها کافی‌ست در هنگام رکورد و ذخیره ماکرو، در بخش Store macro in گزینه Personal Macro Workbook را انتخاب کنید.

اگر Excel شما تبی تحت عنوان Developers (برای نوشتن ماکرو) ندارد، نگران نباشید. این تب غیر فعال است و باید برای فعال کردن آن از تب File بخش Options را انتخاب کنید و به تنظیمات Customize Ribbon بروید. در این قسمت در باکس Main Tabs تب Developers را پیدا کنید و تیک آن را بزنید و سپس بر روی گزینه OK کلیک کنید. از این پس تب Developers در انتهای تب‌های شما نمایش داده می‌شود.

ترفند اکسل 15: پیووت‌ چارت‌ها و جداول پیووت

Excel learning/آموزش اکسل

در مبحث آموزش اکسل کتاب‌هایی وجود دارند که فقط به جداول پیووتمی‌پردازند. جداول پیووت یا PivotTabels انبوهی از داده‌ها و اطلاعات را در قالب‌های چشم نواز و خلاصه به شما نشان می‌دهد. مثلا اگر نمرات دانش آموزان خود را در طی یک سال دارید، استفاده از PivotTabels به شما کمک می‌کند تا آن‌ها را در قالبی نشان دهید که اطلاعات بسیار مفیدی از آن برداشت شود. هر شخصی که به دنبال آموزش اکسل برای یادگیری آن به صورت کامل است، نباید از جداول پیووت که یکی از نکات کلیدی اکسل است غافل شود. به یاد داشته باشید که قبل از کار کردن با این بخش، نسخه‌ای از داده‌های خام خود ذخیره کرده و نگهداری کنید.

برای کشیدن یک جدول پیووت تمام ستون‌ها و سطر‌های خود را به صورت مناسب عنوان بندی کرده و در تب Insert گزینه PivotTable را انتخاب کنید. حتی می‌توانید Recommended PivotTables را انتخاب کنید تا ببینید که آیا اکسل می‌تواند جدول مناسب را برای شما ایجاد کند یا نه. همچنین می‌توانید از نمودارهای پیووت یا PivotChart، که نمایش گرافیکی هم در کنار جداول پیووت ارائه می‌دهند نیز استفاده کنید. استفاده از این جداول از تکنیک های اکسل هستند که به شما برای بهترین نوع ارائه داده‌ها کمک می‌کنند.

ترفند اکسل 16: استفاده از ابزار Conditionally Format

Excel learning/آموزش اکسل

به مقدار فروش 20 بازاریاب شرکت خود نگاه کنید! کدام یک بیشترین فروش را داشته است؟ کدام یک کمترین؟ کدام بازاریاب‌‌ها بیشتر از میانگین و کدام کم‌تر از میانگین فروخته‌اند؟ پاسخ تمام این سوالات را می‌توانید تنها با یکی ترفند های اکسل بدهید. استفاده از ابزار Conditional Formatting که یکی از مفید ترین ترفندهای اکسل است می‌تواند راهگشای شما باشد. Conditional Formatting می‌تواند به خواست شما، مثلا کمترین داده را قرمز نشان دهد، بزرگترین را سبز نشان دهد، با کشیدن یک نمودار و یا پر کردن هر سلول به صورت بصری مقدار را به شما نشان دهد که برای مقایسه بسیار مناسب است و یا …. . ابزار Conditional Formatting در تب Home واقع شده است. با باز کردن آن و دانستن کمی زبان انگلیسی می‌توانید ترکیبی از فیلتر‌ها را برای داده‌های خود اعمال کرده و داده‌های مشخص را به گونه‌ای دیگر نشان دهید.

حتی اگر محدودیت و فیلتر شما در بین قالب‌های این بخش وجود نداشت می‌توانید از New Rules محدودیت‌هایی را تعریف کنید که اکسل برای شما با توجه به آن‌ها داده‌هایتان را نشان دهد. به طور مثال می‌توانید با فرمول نویسی تعیین کنید که هر کدام از داده‌هایتان که از دوبرابر میانگین کم تر بود، زرد نشان داده شود.

ترفند اکسل 17: ایجاد لیست آبشاری

Excel learning/آموزش اکسل

ساخت لیست‌های آبشاری یکی از پرکابردترین ترفند های حرفه ای اکسل است. اگر قصد دارید در یک سلول یک لیست آبشاری بسازید، آن سلول را انتخاب کنید و به تب Data بروید و Data Validation را انتخاب کنید. در زیر گزینه Allow مورد List را انتخاب کنید. در بخش Source لیست آبشاری خود را تعریف کنید و یا آدرس لیست مورد نظر خود را به آن بدهید. اگر لیست خود را می‌نویسید، موارد مختلف را بوسیله کاما از هم جدا کنید. البته بهتر است لیست خود را جداگانه تایپ کنید و برای ساخت لیست آبشاری از آن، ارجاع دهی کنید، برای مرتب‌تر شدن کاربرگ خود نیز می‌تواند لیست تایپ شده را مخفی کنید. مخفی کردن لیست خللی در کار شما ایجاد نمی‌کند.

کاربرد دیگر Data Validation در محدود کردن داده‌های وارد شده به سلول است. تصور کنید می‌خواهید که کاربر سن خود را وارد کند. اگر کاربر شما دانش آموز دبیرستان باشد، سن او باید بین 15 تا 18 باشد. با استفاده از Data Validation می‌تواند تنظیماتی ایجاد کنید که کاربر تنها اعداد بین 15 تا 18 (یا هر محدودیت دیگری) را وارد کند. همچنین می‌توانید متنی را تایپ کنید که در هنگام ورود اعداد غیرمجاز به کاربر نشان داده شود.

ترفند اکسل 18: اضافه کردن اسکرین شات از صفحه درون یک کارپوشه

Excel learning/آموزش اکسل

Excel تنظیمات بسیار آسانی را برای اضافه کردن اسکرین شات هر برنامه باز به کارپوشه ایجاد کرده است. این مورد یکی از نکات کلیدی اکسل است که در زمان شما  صرفه جویی می‌کند. برای این کار به تب Insert رفته و گزینه Screenshot را انتخاب کنید. بعد از انتخاب این گزینه، منویی از تمام برنامه‌های باز برای شما نشان داده می‌شود. یکی را انتخاب کنید تا اسکرین شات آن برنامه به صورت تمام صفحه در کارپوشه شما وارد شود. هم چنین پس از اضافه کردن تصویر می‌توانید اندازه آن را تغییر دهید و یا بخشی از آن را انتخاب کنید.

ترفند اکسل 19: وارد کردن داده‌های Excel به نرم افزار Word

Excel learning/آموزش اکسل

35 سال پیش وارد کردن هزاران داده از اکسل به ورد یا پاورپوینت کار بسیار زجرآوری بود. اما امروز کار ساده‌ای است! با دانستن یکی از ترفند های اکسل می‌توانیم این کار را به آسانی انجام دهیم. اگر شما نمودارهای اکسل را به صورت کپی پیست در ورد وارد کنید، در صورت تغییر در داده‌های اکسل، نمودار کپی شده در نرم افزار ورد شما هم تغییر می‌کند. اگر دوست دارید تنها تصویری از نمودار خود را وارد کنید، دو راه دارید. راه اول، استفاده از Paste Special است. می‌توانید نمودار کپی شده در اکسل را در ورد Paste Special کرده و به عنوان یک عکس وارد کنید. همچنین نرم افزار اکسل ابزاری مخصوص خود برای این کار را دارد. در نرم افزار اکسل خود به تب Home بروید و منو Copy را انتخاب کنید. در این بخش گزینه Copy as Picture را علامت بزنید تا از نمودار شما تنها یک عکس کپی شود.

ترفند اکسل 20: استفاده از علامت دلار ($)

Excel learning/آموزش اکسل

علامت دلار ($) یکی از مهم ترین نکات کلیدی اکسل است که می‌تواند مشکلات زیادی را حل کند! تصور کنید 20 داده که مربوط به نمره‌های دانش آموزان‌تان است را در اختیار دارید و می‌خواهید از آن‌ها معدل بگیرید. اما تمام آن‌ها دارای ضریب ثابت 3 هستند. باید ابتدا تمام ستون را در سلولی که عدد 3 نوشته شده است ضرب کنید، اما اگر Auto fill استفاده کنید نکته جالبی را متوجه می‌شوید. از سطر دوم به بعد شما تمام اعداد یا ارور هستند یا صفر! (حتما امتحان کنید) مشکل چیست؟! اگر از Auto fill استفاده کرده‌اید، از سطر دوم به بعد، داده شما در عدد 3 ضرب نمی‌شود، بلکه در سلول پایینی و پایین‌تر از آن ضرب می‌شود. اما راه حل چیست؟ راه حل این مشکل یکی از کاربردی ترین ترفند های اکسل است. حتما پیشنهاد می‌کنیم اگر به دنبال آموزش اکسل هستید، این ترفند را کاملا یاد گرفته و تمرین کنید.

برای ثابت کردن یک سلول در فرمول نویسی کافیست پشت نام سطر و ستون آن علامت دلار ($) قرار دهید. مثلا اگر عدد ضریب 3 گفته شده در سلول A5 قرار دارد با نوشتن A5 به صورت $A$5 بنویسید (یا کافی‌ست بعد از نوشتن سلول مورد نظر نشان گر کیبورد را ابتدای نام سلول قرار داده و کلید F4 را بزنید) اکنون اگر از Auto fill استفاده کنید، خانه A5 همیشه در فرمول شما ثابت می‌ماند. استفاده از علامت دلار در پشت حرف A به معنای ثابت کردن ستون و استفاده از آن در پشت عدد 4 به معنای ثابت کردن سطر است. اگر قصد دارید یک ستون یا و یک سطر را ثابت نگه دارید و فرمول شما با Auto fill کردن تنها به موازات آن سطر و یا ستون (و نه سطر و ستون‌های دیگر) پیش برود می‌توانید علامت دلار را تنها پشت عدد و یا حرف مربوطه قرار دهید. پیشنهاد می‌کنیم این ترفند را تمرین کنید.

ترفند اکسل 21: استفاده از Quick Analysis

Excel learning/آموزش اکسل

اگر قصد دارید که داده‌های خود را از بزرگ به کوچک بچینید و یا به نوعی از آن داده‌ها، داده‌ای خاص استخراج کنید و یا نتیجه خاصی بگیرد، داده‌ها را انتخاب کنید و باکس Quick Analysis را که به شما نمایش داده می‎شود را انتخاب کنید. این باکس به شما پیشنهادات جالب و سریعی می‌دهد که می‌تواند در زمان شما صرفه جویی بسیاری کند. به نوعی شما می‌توانید ابزار Conditional Formatting و ساخت جدول، کشیدن نمودار و … را در یک نگاه ببینید و به سرعت تصمیم بگیرید.

ترفند اکسل 22: مهم ترین کلید‌های میانبر در اکسل

Excel learning/آموزش اکسل

کلید‌های میانبر از بهترین ترفند های اکسل هستند. با استفاده از این ترفند‌های اکسل شما می‌توانید در زمان خود صرفه جویی کنید و یا به رئیس خود نشان دهید که استاد نرم افزار Ecxel هستید. در ادامه به مهم ترین کلید‌های میانبر در اکسل اشاره می‌کنیم. پیشنهاد می‌کنیم استفاده از این کلید‌های میانبر را در برنامه آموزش اکسل خود بگنجانید:

  • کلید ترکیبی #+Ctrl+Shift: تغییر فرمت یک تاریخ
  • کلید ترکیبی ;+Ctrl: درج تاریخ روز جاری
  • کلید ترکیبی :+Ctrl+Shift: درج ساعت جاری (علامت : در کلید میانبر همان علامتی است که بین ساعت و دقیقه درج می‌شود مثلا 12:00)
  • کلید ترکیبی Ctrl+5: بر روی محتویات موجود در سلول خط می‌کشد
  • کلید ترکیبی Ctrl+0: ستون انتخاب شده را مخفی می‌کند
  • کلید ترکیبی Ctrl+9: ردیف انتخاب شده را مخفی می‌کند
  • کلید ترکیبی Ctrl+F6: سوییچ کردن بین کارپوشه‌های باز شده مختلف
  • کلید ترکیبی ‘+Ctrl: تغییر نحوه نمایش به فرمول
  • کلید ترکیبی Ctrl+PageUp یا PageDown: سوییچ کردن بین کاربرگ‌های مختلف
  • کلید ترکیبی F2: ادیت کردن سلول انتخاب شده
  • کلید ترکیبی Ctrl+F10: باز شدن منو راست کلیک (از آن به جای راست کلیک کردن می‌توان استفاده کرد)

سایت جهانی

ارسال شده در موضوع :

دیدگاه خود را بنویسید